Prozesse zum Greifen nah

Prozessmodelle dokumentieren das Wissen der Organisation. Warum werden diese Modelle aber nicht von den Mitarbeitern – den eigentlichen Wissensträgern – erstellt, diskutiert und optimiert? t.BPM ist eine wissenschaftlich untersuchte und praktisch erprobte Lösung, die genau dies ermöglicht. Dadurch entstehen valide Modelle und ein besseres Verständnis für den Prozess. Der gemeinsame Einsatz fördert die Motivation für anstehende Veränderungen.

t.BPM-Beispiel

Das t.BPM-Werkzeug

Gemeinsam ausdrucksstark modellieren

t.BPM-Werkzeug

Mithilfe des t.BPM-Werkzeugs werden Prozesse auf den Tisch gebracht. Dazu werden die Modellierungselemente ausgelegt und mit Stiften beschrieben. Auf diese Weise entstehen Prozessmodelle, die an die gängigen Prozessnotationen BPMN und EPK angelehnt sind. Diese „analogen” Modelle sind semantisch genauso ausdrucksstark wie ihre in Software modellierten Pendants. Jedoch können bei t.BPM mehr Leute an der Modellierung mitwirken und ihr Wissen ausdrücken. Das gemeinsame Ergebnis liegt bereits in der angestrebten Notation vor und kann zur weiteren Verarbeitung einfach in Software übertragen werden.

Das Auslegen der Prozessmodelle auf einem Tisch unterstützt die Diskussion, fördert strukturiertes Denken und regt insbesondere auch Neulinge zur Beteiligung an. Ein Modell kann jederzeit durch Umordnen der Modellierungselemente verändert werden. Beschriftungen lassen sich einfach „radieren”, ähnlich wie bei einem Whiteboard. So kann das Modell bereits innerhalb eines Workshops mit den Wissensträgern iteriert werden. Dadurch werden langwierige Feedbackzyklen auf dem Weg zur Freigabe des Prozessmodells eingespart.

t.BPM steht für tangible Business Process Modeling – „tangible” bedeutet etwa greifbar, handfest, jedoch auch konkret. Das t.BPM-Werkzeug ist aus hochwertigem Acrylglas gefertigt und wird mit einem passenden Moderationskoffer geliefert. Es enthält die Modellierungselemente Aktivität, Dokument, Gateway und Ereignis in zahlreicher Ausführung.

Die t.BPM-Methode

Prozessmodelle in interaktiven Workshops erheben

t.BPM-Methode

Die t.BPM-Methode ist ein Leitfaden zur Durchführung von interaktiven Workshops mit dem t.BPM-Werkzeug. Mitarbeiter in den Fachabteilungen werden befähigt, aktiv an der Modellierung teilzunehmen und die Prozessnotation zu verinnerlichen. Der Prozessanalyst wird zum Moderator und leitet die Workshopteilnehmer an. Außerdem stellt dieser sicher, dass Modellierungskonzepte richtig verstanden und eingesetzt werden. Die Einbeziehung von Entscheidungs- und Wissensträgern führt zu validierten und akzeptierten Prozessmodellen. Dies stellt gerade bei der Neugestaltung kritischer Prozesse einen entscheidenden Vorteil dar.

Im Vergleich zu Mitarbeiterinterviews wird das Prozessmodell bereits im Workshop – und nicht erst anschließend vom Prozessanalysten alleine – erstellt. Ein derartiger Nachbereitungsaufwand entfällt somit. Workshopteilnehmer werden in einem t.BPM-Workshop angeleitet, ihre Ausführungen zu strukturieren und Zusammenhänge zu verdeutlichen, welche sonst möglicherweise unbenannt bleiben würden.

Entwickelt und untersucht wurde die t.BPM-Methode von Wissenschaftlern des Hasso-Plattner-Instituts an der Universität Potsdam in Kooperation mit dem Center for Design Research an der Stanford University in Kalifornien. In enger Zusammenarbeit mit Prozessanalysten konnte die Methode stetig verbessert werden. Mehr Informationen im Hintergrund.